تعريف السكرتارية وفنونها ومجالاتها وتخصصاتها

ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟

مفهوم السكرتارية :
هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY)
والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...

تعريف السكرتير :
هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...

وظيفة السكرتير :
1- معالجة البريد الصادر والوارد ..
2- استقبال الزوار..
3- الرد على الهاتف ..
4- أعمال الطباعة ..
5- الحفظ والتصنيف ..
6- تجميع المعلومات ...
وغيرها ........

الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" :
السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..
حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..
أضيف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل
في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي
بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..
ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....

الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :
1.الصفات الشخصية 2.الصفات العلمية 3.الصفات العملية
سأفصل قليلاً :

أولاً : الصفات الشخصية :
o أن يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .
o أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .
o أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .
o أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .
o أن يكون قوي الثقة بالنفس .
o أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .

ثانياً : الصفات العلمية :
o أن يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .
o أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .
o أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .
o أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .

ثالثاً : الصفات العملية :
أن يكون ملماً بما يلي :o الطباعةo الإملاءo النسخ والتصويرo استعمال الهاتفo معالجة المعلومات
مهارة الاتصالات
ــــــــــــــــــــــــــ
التعرف على أنواع السكرتارية وأعمال كل نوع ...

أنواع السكرتارية :-خاصة -متخصصة -عامة

أولاً : السكرتير الخاص :
هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …

وتتلخص أعماله فيما يلي :
1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..
2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..
3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..
4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..
5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..
6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..
7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..

ثانياً : السكرتارية المتخصصة :
السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية

ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي

أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام :
• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..
• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..
• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..
• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..

أ)مدير المكتب :
تتلخص أعماله :
• تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ...
• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ..
• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر
بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ...
• حضور الاجتماعات مع الرئيس ...
• حضور المؤتمرات الصحفية ...
• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ...

ب )السكرتير القانوني :
تتلخص أعماله :
• فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ..
• صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ...
• الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ...
• حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ...
• دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ...

ج )السكرتير الصحفي :
تتلخص أعماله :
• الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق خُصص
لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيس
ثم يرسله إلى الصحف للنشر ...
• يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ...
• يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ..

د) السكرتير الطبي :
تتلخص أعماله :
• استقبال المريض وأفراد عائلته.
• حفظ سجلات المريض.
• معالجة البريد الوارد والصادر .
• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها .
• كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة .
• تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية .

ه)السكرتارية التعليمية : وتتلخص أعماله :
• استقبال الأشخاص المترددين على القسم ..
• استقبال المكالمات الهاتفية ..
• اعداد بعض حفلات الشاي ..
• حفظ الأوراق والمستندات ..
• مساعدة أعضاء هيئة التدريس ..

و) السكرتارية الفنية :
وتتلخص اعماله :
• يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس .
• تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس .
• يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ..

ز)السكرتارية الإحصائية :
وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال
وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ...

كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد

واجبات السكرتير الأولية :

ثالثاً /استعمال الهاتف :
أ ) أسلوب التحدث إلى الهاتف
"أسلوب التحدث يعطي انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة"..
على السكرتير أن يأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية عند التحدث بالهاتف:
* التكلم بأسلوب هادئ وواضح ..
* يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفاً ..
* السرعة بالإجابة والرد على الهاتف والتعريف بالشركة ..
* الحفاظ على سرية الاتصال ..
* تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقاً ..
* الإصغاء وعدم المقاطعة في الحديث ..
* عدم استخدام الهاتف لأغراضه الشخصية ..
* على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبلاً لها .. "" مهمة ""

ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة :
يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج
مكتبه أو في اجتماع وعلى السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضرورية مثل :
اسم المتصل –سبب الاتصال – وقت الاتصال – عنوان المتصل-في أي وقت يرغب أن يتصل به الرئيس في حالة عودته .."" آخر نقطة مهمة ""

ج) الاتصال الهاتفي بالآخرين:
* أن يقوم السكرتير بالاتصال بالآخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي .
* يجب ان يترك وقت فراغ بين الاتصال والآخر لإعطاء فرصة للاتصال به .

د)طرق الاتصالات الهاتفية خارج الدولة :
يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل أو دليل يحتوي على جميع الدول التي يتعامل معها الرئيس وهذا الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها ورقم المدينة والشركة التي يرغب الاتصال بها ..
كالتالي : مثال:رقم الشركة , الرقم الرمزي للمدينة , الرقم الرمزي للدولة ,

رابعاً / أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر
تتوقف فعالية وكفاءة الأدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع لمعالجة البريد، يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون يحمل شيك أو حوالات مالية بريدية أو بنكية مرفقة بها ...

خطوات معالجة البريد الوارد :
* وصول البريد إلى المنشأة ..
* فتح البريد ..
* فتح المرافقات وفرزها ..
* تسجيل وقت المراسلات ..
* فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه ..
* التسجيل في دفتر الوارد ..
* توزيع الرسائل على جهات الاختصاص ..

أما البريد الصادر :
يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعا عنها للجهات المصدرة إليها ، بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة ..

الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل :
* جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإملائها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق اللائم ..
* فهرسة الرسائل ، وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على الأصول وكل الصور ..
* توقيع الرسائل ..
* التسجيل في السجل الصادر ..
* طي الرسالة ووضعها في الغلاف المناسب ..
* طباعة عنوان المرسل إليه على الغلاف ..
* تشميع الغلاف ووضع الطوابع عليه ..

الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر :
الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل –آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ..

السكرتارية والعلاقات الاجتماعية و الإنسانية :

لا جدال في أن العلاقات الطيبة تلعب دورا أساسياً في نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل
تجارياً أم حكومياً ، فنجاح أي مؤسسة تجارية أو أي مكتب حكومي يعتمد اعتمادا كبيراعلى عدد ما يكسبه من أصدقاء ..ويعتبر السكرتير هو واجهة هذه العلاقة العامة لأنه هو أول من يقابل العميل ،وهو أول من يقابل ممثلي الدعاية والإعلان والزوار ..لذا عليه مراعاة التالي :

أولاً : المظهر و السلوك في العمل :
المظهر العام : يعتبر السكرتير الصورة التي تعكس سمعة المكتب أمام المراجعين والزوار..
ويجب أن يتصف بمجموعة مواصفات هي :
* الصفات الجسمية :- إن غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة عليها يجب على كل
من سيعمل في مجال السكرتارية أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من العاهات الغير عادية.
* النظافة :-أي أن يعتني السكرتير بنظافة ملابسه مع الاهتمام بنظافة الجسم وتقليم الأظافر وتسريح الشعر ونظافته وتلميع الحذاء...
* الصفات الصحية :-يجب على السكرتير أن يعتني بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة تساعده على أداء واجباته الأساسية دون تعطيل أعمال المدير والمكتب ...
* الملابس :- إن ملابس المكتب تختلف كثيرا عن ملابس الشخص خارج المكتب ،ويجب أن تكون ملابسه متناسقة الألوان وأن لا يظهر بمظهر غير لائق بإستعمال الملابس الزاهية الألوان.
* التجميل :-المكتب هو مكان للعمل ، يمارس فيه السكرتير المهارات المطلوبة منه ، كما أنه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير جمهور الزملاء والمدراء ،لذلك يجب أن يظهر السكرتير بمظهر لائق دون تكلف ، مع الاهتمام بكيفية استخدام المساحيق بالنسبة للسيدات أي عدم وضع مكياج مبالغ فيه ، لأنه يعكس صورة المؤسسة ويعطي عنها انطباع غير لائق ..

ثانياً :السلوك في العمل ( قواعد التصرف المثالية الأساسية والسلوك في المكتب )
1- الحضور في الميعاد ..
2- بشوشاً في كل وقت ..
3- متصفاً بالمرح ..
4- منصتا ً باهتمام لتعليمات رئيسه حتى لايكون في حاجة إلى تكرارها ..
5- كتوما في الأمور ..
6- معتنيا بالمكتب ..
7- هادئا .( بمعنى يغلق الباب بهدوء ، يتحدث بصوت رقيق وهادئ )
8- مقتنيا لمجموعة من المراجع الموثوق بها ، بما في ذلك معجم ..

علاقات السكرتير العامة والإنسانية :

* التعامل مع الرؤساء :
- يكون متفهماً لرئيسه " شخصيته –نفسيته – ما يرغب – ما يكره "
- يكتشف هوايات الرئيس وميوله وذلك من خلال التعامل المستمر ..
- يتحلى بروح المجاملة ، الملاطفة ، الكياسة ، التي يتمتع بها السكرتير تساعد على تدعيم العلاقات الإنسانية مع الرؤساء ..
-قيام السكرتير بتأدية أعماله بسرعة وإتقان وتلبية متطلبات المدير ..

* التعامل مع الموظفين < زملاء العمل > :
- قدماء الموظفين : لابد من معاملتهم بشكل جيد ..
- مجموعة العاملين في السكرتارية : وهم زملاء العمل الواحد ، عليه أن لا يشعرهم بأنه متعال أو متفوق عليهم ، وأنه الشخص المحظى لدى المدير ..
- الموظفين الجدد : يحتاج الموظف الجديد إلى المساعدة والأخذ باليد حيث يصعب على هؤلاء الدخول ضمن المجموعة القديمة من الزملاء إلا إذا حاولت المجموعة مساعدتهم
في ذلك لذلك يجب على السكرتير أن يساعد هؤلاء على التكيف مع جو العمل الجديد ...

* التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى
مثل: المستهلكون –المساهمون –الموزعون -المؤسسات المنافسة – البنوك – الصحفيون
يجب على السكرتير أن يوطد علاقاته الإنسانية والاجتماعية مع هذه الفئات
وذلك باتباع التالي :
1- الاهتمام بقاعة الاستقبال من حيث الأثاث الذي يشعر الجمهور باهتمام
المؤسسة بهم .
2- أن يحسن السكرتير معاملة الجمهور ، ودخولهم للمدير بسرعة ..
3- أن يشرف على الحفلات السنوية والقومية والدينية ..
4- يوزع على الجمهور الكتيبات والنشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية .
5- أن يظهر للجمهور الدور الهام الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمة
الاجتماعية ومساهمتها في تطوير الاقتصاد الوطني ...